• РусТендер
• Вопрос-ответ
• Участие в тендерах
• Тендерный отдел

Тендерный отдел

23.11.2022

 

Время чтения: 7 минут

Что вы узнаете из текста: что такое тендерный отдела, какие у него функции, как его сформировать, кто должен входить в штат и с какими должностными обязанностями, какие будут затраты и какие существуют альтернативы отделу 

 

Содержание:

1. Что такое тендерный отдел

2. Основная цель и задачи тендерного отдела

3. Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

4. Рассчет бюджета тендерного отдела и должностные обязанности

 

---

 

---

Основная цель и задачи тендерного отдела 

 

Основная цель отдела - это выстроить продажи товаров, работ или услуг компании через тендеры.

 

Для этого отдел должен решать следующие задачи:

• получить электронную подпись и настроить её работу на пк

• зарегистрироваться в ЕИС и на торговых площадках 

• настроить поиск и отбор подходящих закупок

• анализировать тендерную документацию

• делать запросы на разъяснение 

• принимать решение об участии или согласовывать его

• определение цены

• готовить заявки на участие в выбранных закупках

• организовать открытие спецсчета

• своевременно вносить обеспечение заявки и контракта денежными средствами или гарантией

• участие в торговой процедуре

• подписание контракта

• составление протоколов разногласий к контракту

• составление жалоб в ФАС 

 

Все эти задачи, конечно, может выполнять один человек, но практически каждая из задач требует много времени и внимания, т.к., к примеру, спешка при изучении тендерной документации может привести к участию и победе в неподходящей закупке и как следствие разрыву контракта и финансовым потерям.

---

Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

 

Обычно компании идут следующим путём:

1. Анализируют свою нишу

на этом этапе важно понять проводятся ли закупки, в которых вы могли бы принять участие, интересны ли они вам, проходные ли цены у вас

 

2. Подключают тендерное сопровождение и начинают участвовать

на этом этапе нужно пройти все регистрационные действия, начать участвовать, выиграть первые тендеры и исполнить их

 

3. Принимают решение о создании собственного тендерного отдела

поняв какой результат приносят тендерные продажи можно принимать решение о создании собственного тендерного отдела

 

 

---

Рассчет бюджета тендерного отдела

 

Далее рассмотрим ситуацию, когда Вы начали участвовать, выиграли первые торги, исполнили контракты, получили прибыль и задумались о создании собственного тендерного отдела.

 

Первое, что нужно сделать - это рассчитать бюджет. Основной статьей расхода будет ФОТ, поэтому надо решить сколько сотрудников нанимать. Как это сделать? Ведь у всех разное количество закупок, сложность подготовки документов, цена и моржа. Кому-то достаточно будет двух сотрудников, кому-то и 10 будет мало.

 

Разделим все задачи тендерного отдела на условные два блока, задачи для менеджера и для специалиста:

1. МЕНЕДЖЕР

• поиск и отбор торгов
• решение о принятие участия 
• определение цены
• внесение обеспечения
• взаимодействие с заказчиком 
• общий контроль и ответственность за участие

2. СПЕЦИАЛИСТ

• анализ тендерной документации
• подготовка заявки 
• запросы на разъяснение документации
• участие в торгах
• протоколы разногласий к контракту
• подписание контрактов
• жалобы в ФАС

 

Из первого блока можно при необходимости и развитии отдела выделить начальника отдела и тендерного менеджера.

А из второго блока выделить тендерного специалиста и юриста.

 

Должностные обязанности между ними можно распределить следующим образом:

• Начальник отдела - принимает решение об участии в конкретной закупке, утверждает цену, взаимодействует с заказчиком, несет ответственность за работу всего отдела, его эффективность, нанимает и увольняет сотрудников в отдел

• Менеджер тендерного отдела - ищет и отбирает закупки для участия, рассчитывает себестоимость, контролирует сроки подачи и внесения обеспечений, работает с финансовыми организациями по оформлению гарантий и кредитов

• Специалист тендерного отдела - анализирует документацию выбранных закупок, подготавливает заявки для участия, составляет и подает запросы на разъяснение документации заказчика, участвует в торгах, составляет протоколы разногласий к контрактам, подписывает контракты, составляет и подает жалобы в ФАС

• Юрист - анализирует проект контракта перед подписанием, ведет досудебную переписку с заказчиком и защищает интересы в суде

 

ФОТ одного сотрудника будет в диапазоне от 35 до 200 тыс. рублей и зависит от  региона и квалификации соискателя. Эту информацию легко можно актуализировать, посмотрев вакансии на hh.ru. 

 

Таким образом ФОТ отдела будет от 70 до 400 тыс. рублей и к этой сумме ещё нужно добавить отчисления в фонды соцстраха в размере 30,2%.

 

Минимальные затраты в месяц на содержание тендерного отдела состоящего из менеджера и специалиста будут:

• ФОТ - 2 * 35 тыс. рублей = 70 тыс. рублей

• Соцстрахи - 70 тыс. рублей * 30,2% = 22 тыс. рублей

 

Также дополнительно у Вас могут быть следующие затраты:

• Электронная подпись - 6 тыс. рублей (в год)

• Покупка ПК и оборудования для 2 сотрудников - от 100 тыс. рублей (разово) 

• Система поиска торгов - от 6 тыс. рублей (в год)

 

Исходя из этих данных можете определить минимальные затраты и целесообразность создания тендерного отдела в вашей компании.  

 

---

 

 

 

 

---

 

©ООО "РусТендер" 

Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника - tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

---

Статьи по теме:

Тендерное сопровождение

Что такое тендер?

Электронная подпись (ЭЦП) для торгов